La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza THE CANDLES SHOP COLOMBIA S.A.S. (en adelante “Sweet Candle Colombia” Marca registrada) de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativa aplicable, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Información del Responsable del Tratamiento de la información personal
La empresa Responsable del Tratamiento de los datos personales es:
- Candles Shop Colombia SAS
- Domicilio: Bogotá, Colombia
- Dirección: Cra 81B#6B-40
- Teléfono: 3214863865
- Definiciones
- “Base de datos”: Conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- “Datos Personales”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- “Datos Públicos”: Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- “Datos Sensibles”: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos
- “Encargado”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
- “Responsable”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.
- “Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
- “Autorización“: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- “Tratamiento“: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes:
- Registro y control de las personas que ingresen, adquieran y cancelen productos en la página web www.sweetcandlecol.com.
- Contactos con los clientes para divulgación, notificación de información y medición de satisfacción de los usuarios frente a los productos de decoración y diseño adquiridos en Sweet Candle Colombia.
- Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos adquiridos por los clientes, así como elaborar la facturación correspondiente.
- Envío de publicidad sobre productos y servicios de Sweet Candle Clombia.
- Elaboración de informes de desempeño por las áreas comerciales y de mercadeo.
- Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de Sweet Candle Colombia.
- Comunicaciones de descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos Sweet Candle Colombia.
- Realización de análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
- Comunicación sobre la realización de actividades y eventos organizados por Sweet Candle Colombia.
- Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
- Diseño y ofrecimiento programas de lealtad y beneficio para los clientes.
- Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por Sweet Candle Colombia.
5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
El Departamento Administrativo de Sweet Candle Colombia, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. Cualquier petición, consulta o reclamo deberá ser dirigida a candlesshopcolombia@gmail.com o ventas@sweetcandlecol.com .
- Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los Datos Personales
6.1 Procedimiento para acceso y de consulta
El Titular de los datos o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de Sweet Candle Colombia, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico candlesshopcolombia@gmail.com o ventas@sweetcandlecol.com o comunicarse al 3214863865 en Bogotá. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 10:30 AM a 7:00 PM, en la cra81b#6b-40 casa 163 de la ciudad de Bogotá D.C.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Sweet Candle Colombia debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante Sweet Candle Colombia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo electrónico candlesshopcolombia@gmail.com o ventas@sweetcandlecol.com o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 10:30 AM a 7:00 PM, en la Cra81B#6B-40 Casa 163, de la ciudad de Bogotá D.C.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud debe contener la siguiente información:
- La identificación del Titular.
- Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
- Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
- La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Los documentos que se quieran hacer valer.
- Firma y número de identificación.
- Radicación en original.
Si el reclamo resulta incompleto, Sweet Candle Colombia requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho a solicitar a Sweet Candle Colombia la supresión de sus Datos Personales y en especial cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
El derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo, en los siguientes casos:
- La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
- Cuando la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- En el evento en que los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o, para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
- Revocatoria de la Autorización.
El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
- Seguridad de la Información.
En desarrollo del principio de seguridad, Sweet Candle Colombia ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables, para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus titulares y Sweet Candle Colombia, no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros a excepción, de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad que regula la materia.
- Vigencia de la Política.
Esta versión de la Política de Tratamiento está vigente desde el 15 de febrero de 2021. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web. El término de las autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales se entiende por el término de la relación contractual o de la prestación del servicio y durante el término de las finalidades autorizadas, señaladas en apartados anteriores del presente documento, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.
Atentamente,
ANDRES FELIPE SUAREZ HUERTAS
Representante Legal